一、活動(dòng)申請(qǐng)
(一) 申請(qǐng)單位為學(xué)院青協(xié)分會(huì)：
1. 按照已給出的標(biāo)準(zhǔn)格式填寫(xiě)《五邑大學(xué)志愿者活動(dòng)申請(qǐng)表（院內(nèi)）》（見(jiàn)附件一，以下簡(jiǎn)稱(chēng)“活動(dòng)申請(qǐng)表”）。
2. 申請(qǐng)表填寫(xiě)完成后，
（1） 打印一式兩份，在校青協(xié)值日時(shí)間將紙質(zhì)版申請(qǐng)表帶到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）統(tǒng)籌管理部辦公處進(jìn)行審批。
（2） 將電子版命名為《日期+活動(dòng)名稱(chēng)申請(qǐng)表》。用學(xué)院青協(xié)公共郵箱發(fā)到校青協(xié)統(tǒng)籌管理部郵箱（[email protected]）。
3. 審批完成后，統(tǒng)籌管理部值班人員做好登記并確認(rèn)無(wú)誤后，校青協(xié)統(tǒng)籌管理部保留一份活動(dòng)申請(qǐng)表，學(xué)院青協(xié)分會(huì)保留一份活動(dòng)申請(qǐng)表。
4. 申請(qǐng)單位在活動(dòng)申請(qǐng)審核通過(guò)后，實(shí)施活動(dòng)。
(二) 申請(qǐng)單位為院三會(huì)、院黨支部、班級(jí)或其他院內(nèi)學(xué)生組織：
1. 按照已給出的標(biāo)準(zhǔn)格式填寫(xiě)《五邑大學(xué)志愿者活動(dòng)申請(qǐng)表（院內(nèi)）》。
2. 申請(qǐng)表填寫(xiě)完成后、
（1） 打印一式三份，先由院青協(xié)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字，再于校青協(xié)值日時(shí)間將紙質(zhì)版申請(qǐng)表帶到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）統(tǒng)籌管理部辦公處進(jìn)行審批。
（2） 將電子版命名為《組織+日期+活動(dòng)名稱(chēng)申請(qǐng)表》。用申請(qǐng)單位公共郵箱發(fā)到校青協(xié)統(tǒng)籌管理部郵箱（[email protected]）。
3. 流程完成后，統(tǒng)籌管理部值班人員做好登記并確認(rèn)無(wú)誤后，校青協(xié)統(tǒng)籌管理部保留一份活動(dòng)申請(qǐng)表，學(xué)院青協(xié)分會(huì)保留一份活動(dòng)申請(qǐng)表，申請(qǐng)單位自行保留一份活動(dòng)申請(qǐng)表。
4. 申請(qǐng)單位在活動(dòng)申請(qǐng)審核通過(guò)后，實(shí)施活動(dòng)。
注：
A. 若申請(qǐng)單位上交的活動(dòng)申請(qǐng)表填寫(xiě)不規(guī)范或未填寫(xiě)完整，統(tǒng)籌管理部將不受理該活動(dòng)申請(qǐng)，若退回修改后仍有問(wèn)題，將按照《青協(xié)分會(huì)量化管理基本評(píng)分記錄表》相關(guān)條例扣除該學(xué)院相應(yīng)量化分值。
B. 申請(qǐng)的活動(dòng)持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng)為每學(xué)期第1周周一到第16周周五。
C. 申請(qǐng)志愿者人數(shù)若超過(guò)50人的活動(dòng)，申請(qǐng)時(shí)必須攜帶活動(dòng)方案書(shū)或秩序冊(cè)等相關(guān)說(shuō)明文件對(duì)活動(dòng)加以說(shuō)明（若該活動(dòng)為校園清潔等活動(dòng)可根據(jù)實(shí)際情況做特殊處理）。
D. 各院內(nèi)除青協(xié)分會(huì)外學(xué)生組織的本職工作（包括清潔工作及其他大型主辦活動(dòng)、承辦活動(dòng)等）在申請(qǐng)志愿者活動(dòng)時(shí)，必須由活動(dòng)負(fù)責(zé)人將組織內(nèi)部人員名單和數(shù)量上報(bào)學(xué)院青協(xié)分會(huì)，由學(xué)院青協(xié)分會(huì)證實(shí)人手不夠后，則可以按照第（二）項(xiàng)流程進(jìn)行志愿者活動(dòng)的申請(qǐng)。該活動(dòng)申請(qǐng)時(shí)須上交該活動(dòng)相關(guān)方案書(shū)；志愿者由學(xué)院青協(xié)分會(huì)協(xié)助進(jìn)行招募，且該組織內(nèi)部參與人員無(wú)義工時(shí)。
E. 以下活動(dòng)不能申請(qǐng)志愿者活動(dòng)：
a. 活動(dòng)涉及的錢(qián)財(cái)問(wèn)題處理方案不當(dāng)或是涉及盈利。
b. 各學(xué)生組織的本職工作（包括清潔工作及其他大型主辦活動(dòng)、承辦活動(dòng)等）的相關(guān)宣傳活動(dòng)（擺攤宣傳、宿舍宣傳、制作海報(bào)、制作視頻等）。
c. 活動(dòng)不具有實(shí)際意義或是與志愿者活動(dòng)相關(guān)性不大。
F. 對(duì)于以下志愿者活動(dòng)作出相關(guān)規(guī)定：
a. 所有義演的活動(dòng)，一次義演（包括排練在內(nèi)）義工時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)5h。
b. 所有敬老院、福利院等探訪(fǎng)活動(dòng)，一次探訪(fǎng)（包括探訪(fǎng)活動(dòng)中的場(chǎng)地布置或清潔工作在內(nèi)）義工時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)3h。
c. 所有志愿者協(xié)助社區(qū)進(jìn)行的相關(guān)宣傳活動(dòng)（擺攤、畫(huà)海報(bào)等），一次宣傳義工時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)4h。
G. 對(duì)于活動(dòng)中因不可變?cè)蛐枰幕顒?dòng)表中內(nèi)容的；
a. 若為單次活動(dòng)，活動(dòng)單位須在第一時(shí)間聯(lián)系校青協(xié)統(tǒng)籌管理部，統(tǒng)籌管理部批準(zhǔn)后，活動(dòng)單位需按照統(tǒng)籌管理部的要求攜帶相關(guān)證明、內(nèi)容更新的相應(yīng)份數(shù)的活動(dòng)申請(qǐng)表和該活動(dòng)未保存在統(tǒng)籌管理部的已審批的活動(dòng)申請(qǐng)表在校青協(xié)值日時(shí)間到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204），進(jìn)行新表的審批和舊表的回收。
b. 若為長(zhǎng)期活動(dòng)，活動(dòng)單位須在第一時(shí)間聯(lián)系校青協(xié)統(tǒng)籌管理部，統(tǒng)籌管理部批準(zhǔn)后，活動(dòng)單位需按照統(tǒng)籌管理部的要求攜帶相關(guān)證明和內(nèi)容更新的相應(yīng)份數(shù)的活動(dòng)申請(qǐng)表在校青協(xié)值日時(shí)間到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204），進(jìn)行新表的審批。
c. 以上兩項(xiàng)若未按要求進(jìn)行活動(dòng)更改，將被視為嚴(yán)重違背正常工作秩序，校青協(xié)統(tǒng)籌管理部將按照《青協(xié)分會(huì)量化管理基本評(píng)分記錄表》相關(guān)條例扣除學(xué)院相應(yīng)量化分值。
H. 未填寫(xiě)活動(dòng)申請(qǐng)表或活動(dòng)未通過(guò)校青協(xié)審核即開(kāi)展志愿者活動(dòng)，校青協(xié)將針對(duì)具體情況并按照《青協(xié)分會(huì)量化管理基本評(píng)分記錄表》相關(guān)條例扣除該學(xué)院相應(yīng)量化分值。
I. 對(duì)于活動(dòng)時(shí)間無(wú)法準(zhǔn)確判定的長(zhǎng)期活動(dòng)，在與校青協(xié)統(tǒng)籌管理部負(fù)責(zé)人聯(lián)系并得到活動(dòng)許可后，有以下兩種申請(qǐng)方式：
a. 申請(qǐng)單位每次在確認(rèn)了單次活動(dòng)的具體時(shí)間后，以單次活動(dòng)的形式進(jìn)行申請(qǐng)。
b. 申請(qǐng)單位在活動(dòng)申請(qǐng)表中的“活動(dòng)時(shí)間”一欄中填寫(xiě)上大致的時(shí)間。
J. 關(guān)于義工服義工帽的借還做出如下規(guī)定：
a． 義工服和義工帽的外借時(shí)間上限為一周。
b． 申請(qǐng)單位如需借領(lǐng)義工服或義工帽，憑保留的活動(dòng)申請(qǐng)書(shū)，按照活動(dòng)申請(qǐng)書(shū)上的時(shí)間前往校青協(xié)秘書(shū)處辦公處按流程借領(lǐng)義工服，并按活動(dòng)申請(qǐng)表上的時(shí)間前往校青協(xié)秘書(shū)處辦公處按流程歸還義工服。
二、 活動(dòng)跟蹤
活動(dòng)實(shí)施后，將會(huì)根據(jù)不同情況進(jìn)行不定時(shí)活動(dòng)跟蹤。
(一) 活動(dòng)單位為學(xué)院青協(xié)分會(huì)：
1. 統(tǒng)籌管理部若確定進(jìn)行活動(dòng)跟蹤后，將會(huì)在活動(dòng)進(jìn)行前一天聯(lián)系該活動(dòng)的活動(dòng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，并指派一名或多名校青協(xié)跟蹤人員進(jìn)行活動(dòng)跟蹤。
2. 活動(dòng)跟蹤結(jié)束后，跟蹤人員根據(jù)該活動(dòng)的實(shí)際情況，在活動(dòng)跟蹤表上進(jìn)行對(duì)應(yīng)的打分。
3. 活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人根據(jù)跟蹤人員的真實(shí)表現(xiàn)，填寫(xiě)活動(dòng)跟蹤反饋表，并與校青協(xié)值班時(shí)間帶到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）統(tǒng)籌管理部辦公處。
(二) 活動(dòng)單位為院四會(huì)、院黨支部、班級(jí)或其他院內(nèi)組織：
1. 學(xué)院青協(xié)分會(huì)須派出一名或多名跟蹤人員，對(duì)該活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)和跟蹤。
2. 統(tǒng)籌管理部若確定要進(jìn)行活動(dòng)跟蹤后，將會(huì)在活動(dòng)進(jìn)行前一天聯(lián)系該活動(dòng)的活動(dòng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，并指派一名或多名校青協(xié)跟蹤人員進(jìn)行活動(dòng)跟蹤。
3. 活動(dòng)跟蹤結(jié)束后，跟蹤人員根據(jù)該活動(dòng)的實(shí)際情況，在活動(dòng)跟蹤表上進(jìn)行對(duì)應(yīng)的打分；若統(tǒng)籌管理部未進(jìn)行活動(dòng)跟蹤則忽略此項(xiàng)。
4. 活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人根據(jù)跟蹤人員的真實(shí)表現(xiàn)，填寫(xiě)活動(dòng)跟蹤反饋表，并與校青協(xié)值班時(shí)間帶到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）統(tǒng)籌管理部辦公處；若統(tǒng)籌管理部未進(jìn)行活動(dòng)跟蹤則忽略此項(xiàng)。
注：
A. 活動(dòng)跟蹤中發(fā)現(xiàn)該活動(dòng)與活動(dòng)申請(qǐng)表中內(nèi)容不符，將進(jìn)行以下處理：
a. 活動(dòng)實(shí)際情況與活動(dòng)申請(qǐng)表中內(nèi)容存在不符且該活動(dòng)為單次活動(dòng)，則統(tǒng)籌管理部將聯(lián)系該活動(dòng)相關(guān)負(fù)責(zé)單位，詢(xún)問(wèn)具體情況并發(fā)出整改通知；若該活動(dòng)的實(shí)際服務(wù)時(shí)間少于活動(dòng)申請(qǐng)表上所寫(xiě)時(shí)間，則統(tǒng)籌管理部會(huì)通知活動(dòng)單位按真實(shí)的服務(wù)時(shí)間進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證。
b. 活動(dòng)實(shí)際情況與活動(dòng)申請(qǐng)表中內(nèi)容存在部分不符且該活動(dòng)為長(zhǎng)期活動(dòng)，則統(tǒng)籌管理部將聯(lián)系該活動(dòng)負(fù)責(zé)單位，詢(xún)問(wèn)具體情況并發(fā)出整改通知，并對(duì)下一次活動(dòng)進(jìn)行活動(dòng)跟蹤；若該活動(dòng)的實(shí)際服務(wù)時(shí)間少于活動(dòng)申請(qǐng)表上所寫(xiě)時(shí)間，則統(tǒng)籌管理部會(huì)通知活動(dòng)單位按真實(shí)的服務(wù)時(shí)間進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證。
c. 活動(dòng)實(shí)際情況與活動(dòng)申請(qǐng)表中內(nèi)容嚴(yán)重不符或多次存在部分不符且該活動(dòng)為長(zhǎng)期活動(dòng)，則統(tǒng)籌管理部將聯(lián)系該活動(dòng)負(fù)責(zé)單位，詢(xún)問(wèn)具體情況并終止該活動(dòng)；若該活動(dòng)的實(shí)際服務(wù)時(shí)間少于活動(dòng)申請(qǐng)表上所寫(xiě)時(shí)間，則統(tǒng)籌管理部會(huì)通知活動(dòng)單位按真實(shí)的服務(wù)時(shí)間進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證。
d. 以上三項(xiàng)，若通知后仍未修改服務(wù)時(shí)間，將會(huì)視為嚴(yán)重違背正常工作秩序，校青協(xié)統(tǒng)籌管理部按照《青協(xié)分會(huì)量化管理基本評(píng)分記錄表》相關(guān)條例扣除該學(xué)院相應(yīng)量化分值；屢次不改，將不對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證。
B. 活動(dòng)跟蹤中，活動(dòng)人員對(duì)活動(dòng)跟蹤表示出抗拒或?qū)Ω櫲藛T有不尊重的行為
a. 若該活動(dòng)為單次活動(dòng)，則統(tǒng)籌管理部將聯(lián)系該活動(dòng)負(fù)責(zé)單位，詢(xún)問(wèn)具體情況、發(fā)出整改通知并不對(duì)這次活動(dòng)進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證。
b. 若該活動(dòng)為長(zhǎng)期活動(dòng)，則統(tǒng)籌管理部將聯(lián)系該活動(dòng)負(fù)責(zé)單位，詢(xún)問(wèn)情況、發(fā)出整改通知并不對(duì)這次活動(dòng)進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證，并對(duì)下一次活動(dòng)進(jìn)行活動(dòng)跟蹤。
c. 若一長(zhǎng)期活動(dòng)的活動(dòng)跟蹤中出現(xiàn)多次活動(dòng)人員對(duì)活動(dòng)跟蹤表示出抗拒或?qū)Ω櫲藛T有不尊重的行為，則統(tǒng)籌管理部將聯(lián)系該活動(dòng)負(fù)責(zé)單位詢(xún)問(wèn)情況、發(fā)出整改通知并終止該活動(dòng)。
三、 時(shí)間認(rèn)證
(一) 活動(dòng)單位為學(xué)院青協(xié)分會(huì)：
1. （一次活動(dòng)結(jié)束后）按照已給出標(biāo)準(zhǔn)格式，根據(jù)參加活動(dòng)的本學(xué)院志愿者的信息，填寫(xiě)好《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》（見(jiàn)附件二），打印一式兩份
2. 若該活動(dòng)有招募其他學(xué)院的志愿者，則按照已給出標(biāo)準(zhǔn)格式，根據(jù)參加活動(dòng)的其他學(xué)院志愿者的信息，分學(xué)院排列好志愿者順序，填寫(xiě)好《時(shí)間認(rèn)證表》（見(jiàn)附件三），并將電子版命名為《日期+活動(dòng)名稱(chēng)時(shí)間認(rèn)證》，用學(xué)院青協(xié)公共郵箱發(fā)送到時(shí)間認(rèn)證郵箱（[email protected]），統(tǒng)籌管理部會(huì)將表內(nèi)信息制成返還條發(fā)放給對(duì)應(yīng)的學(xué)院進(jìn)行義工時(shí)錄入；若該活動(dòng)沒(méi)有招募其他學(xué)院的志愿者，則忽略此項(xiàng)。
3. 由學(xué)院青協(xié)分會(huì)登錄該學(xué)院義工網(wǎng)管理員系統(tǒng)，嚴(yán)格按照時(shí)間錄入的流程，根據(jù)填寫(xiě)好的《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》中的內(nèi)容進(jìn)行義工時(shí)的錄入。
4. 攜帶一式兩份《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》和活動(dòng)申請(qǐng)時(shí)保留在學(xué)院青協(xié)分會(huì)處的該活動(dòng)的紙質(zhì)版活動(dòng)申請(qǐng)表，在每周三、周四、周五校青協(xié)值日時(shí)間到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）統(tǒng)籌管理部辦公處進(jìn)行核查。
5. 核查完成后，統(tǒng)籌管理部值班人員做好登記并確認(rèn)無(wú)誤后，校青協(xié)統(tǒng)籌管理部保留一份《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》，學(xué)院青協(xié)分會(huì)保留一份《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》。
(二) 活動(dòng)單位為院四會(huì)、院黨支部、班級(jí)或其他院內(nèi)組織：
1. （一次活動(dòng)結(jié)束后）活動(dòng)單位按照學(xué)院青協(xié)分會(huì)的要求將參與活動(dòng)人員的相關(guān)信息上交給學(xué)院青協(xié)分會(huì)。學(xué)院青協(xié)分會(huì)按照已給出標(biāo)準(zhǔn)格式，根據(jù)活動(dòng)單位上交的志愿者的信息，填寫(xiě)好《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》，打印一式兩份。
2. 由學(xué)院青協(xié)分會(huì)登錄該學(xué)院義工網(wǎng)管理員系統(tǒng)，嚴(yán)格按照時(shí)間錄入的流程，根據(jù)填寫(xiě)好的《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》中的內(nèi)容進(jìn)行義工時(shí)的錄入。
3. 攜帶一式兩份《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》和活動(dòng)申請(qǐng)時(shí)保留在學(xué)院青協(xié)分會(huì)出的該活動(dòng)的活動(dòng)申請(qǐng)表，在每周三、四、五校青協(xié)值日時(shí)間將紙質(zhì)版申請(qǐng)表帶到校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）統(tǒng)籌管理部辦公處進(jìn)行核查。
4. 核查完成后，統(tǒng)籌管理部值班人員做好登記并確認(rèn)無(wú)誤后，校青協(xié)統(tǒng)籌管理部保留一份《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》，學(xué)院青協(xié)分會(huì)保留一份《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》。
注：
A. 以上與時(shí)間認(rèn)證相關(guān)表格填寫(xiě)不規(guī)范，將會(huì)按照《青協(xié)分會(huì)量化管理基本評(píng)分記錄表》相關(guān)條例扣除相關(guān)學(xué)院相應(yīng)量化分值。
B. 在一天或一段連續(xù)的日期內(nèi)進(jìn)行的名稱(chēng)、主題或內(nèi)容相同的志愿者活動(dòng)，即為一次活動(dòng)。
C. 關(guān)于時(shí)間認(rèn)證的時(shí)限：
a. 在志愿者活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，須進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證及義工時(shí)錄入；逾期進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證或不進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證均不進(jìn)行活動(dòng)審核。
b. 對(duì)于一些長(zhǎng)期志愿者活動(dòng)（如家庭義教），由主辦該活動(dòng)的學(xué)院的青協(xié)分會(huì)與與校青協(xié)統(tǒng)籌管理部進(jìn)行溝通，經(jīng)過(guò)統(tǒng)籌管理部批準(zhǔn)后，可在該活動(dòng)結(jié)束后統(tǒng)一進(jìn)行時(shí)間認(rèn)證。
D. 統(tǒng)籌管理部根據(jù)每周三、周四、周五收集的《活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表》，對(duì)義工網(wǎng)后臺(tái)各學(xué)院分會(huì)的時(shí)間錄入進(jìn)行檢查及審核：
a. 檢查確認(rèn)無(wú)誤的活動(dòng)將審核通過(guò)。
b. 檢查中發(fā)現(xiàn)一個(gè)活動(dòng)中有個(gè)別錄錯(cuò)錄漏現(xiàn)象將會(huì)聯(lián)系該活動(dòng)主辦分會(huì)對(duì)時(shí)間錄入進(jìn)行修改，在下一周檢查時(shí)若該活動(dòng)時(shí)間錄入已修改正確則該活動(dòng)審核通過(guò)。
c. 檢查中發(fā)現(xiàn)一個(gè)活動(dòng)時(shí)間錄入錯(cuò)誤嚴(yán)重，或發(fā)現(xiàn)一個(gè)已上報(bào)給主辦分會(huì)的錯(cuò)誤活動(dòng)在一周內(nèi)未進(jìn)行修改，則該活動(dòng)審核不通過(guò)并刪除。
四、 量化管理
（一）各院分會(huì)雙周周三~周四于校青協(xié)統(tǒng)籌管理部值日時(shí)間（16:30~17:30）將紙質(zhì)版量化表交至校青協(xié)辦公室（活動(dòng)中心204）
統(tǒng)籌管理部辦公處并將電子版發(fā)送至量化管理方案收集郵箱（[email protected] ）。
（二）量化每?jī)芍堋⒚吭聟R總一次并反饋各院分會(huì)建議，會(huì)定期于量化管理方案共享郵箱（[email protected]，密碼為876543210）公示。
注：若量化管理未能及時(shí)上交將會(huì)按照《青協(xié)分會(huì)量化管理基本評(píng)分記錄表》相關(guān)條例扣除相關(guān)學(xué)院相應(yīng)量化分值。
五、 其他
該《志愿者活動(dòng)實(shí)施流程（院內(nèi)）》最終解釋權(quán)歸共青團(tuán)五邑大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)統(tǒng)籌管理部所有，如對(duì)此流程有任何疑問(wèn)或意見(jiàn)，請(qǐng)直接聯(lián)系統(tǒng)籌管理部部長(zhǎng)：
康銀帥13622567765/667765
吳思敏：13612291710/61170
周小虎：13622568915/688915
附件：
1. 五邑大學(xué)志愿者活動(dòng)申請(qǐng)表（院內(nèi)）
2. 活動(dòng)時(shí)間確認(rèn)表
3. 時(shí)間認(rèn)證表(模版)
共青團(tuán)五邑大學(xué)委員會(huì)
五邑大學(xué)青年志愿者協(xié)會(huì)
2017年9月8日
